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2013/06/27

収納スペースが足りない!

役場の庁舎内のすべての部屋を見て回りました。地下の機械室や女子更衣室など、いまだかつて覗いたことのない部屋もあります。

倉庫はもちろん、金庫、会議室、空調室など、いたるところが文書の保管庫として使われています。我家のように散らかっているわけではありませんが、文書の保管は大きな課題です。倉庫自体も老朽化してきています。

だったら倉庫を新設拡張すれば良いという単純なことではないと思います。文書管理のあり方から見直さねば、またすぐにスペースが足りなくなってしまいます。お金だけでなく、知恵も必要です。

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コメント

ペーパーレス」ということばは第一次石油ショックのときに耳にしました。しかし、どこの事務所もなかなか進みませんでした。会議録等は初めから電子文書として保存はできます。見るのは手元のセキュリティのかかったパソコンだけとする。最近は文書作成段階からパソコンを使っていますから紙の文書は減らせるはずですね。関連部署を経由する文書はそれなりのツールがあります。紙の削減で成果を上げている会社は多いと思います。他官庁でもこのような事例は多いのではないでしょうか。ツールは揃っていると思います。

投稿: とだ-k | 2013/06/30 21:04

たいていの文書は、電子データに変わってきたのですが、それでも、地図や図面の付いたもので紙文書のものがあります。また同じもので紙文書と電子データとダブっているものがあります。町長決裁は紙だったりもします。
それはさておき、最も大きなウェイトを占めているのは、医療保険のレセプト、それから金銭授受に伴う伝票、申請書類、工事図面と記録写真などです。これらはそれぞれ、5年保存とか10年保存、税務関係は還付の関係で20年保存のものもあります。
ですから、保管ありきでやっていると、どんどん膨らんでいくことになります。おっしゃるように、徹底して、捨てるものは捨て、電子化するものは電子化するようにしないと片付きません。

投稿: 神谷明彦 | 2013/07/01 17:40

紙ベースからペーパーレス移行時はそれなりの煩雑さはあります。金銭関係他税法等で長期保存の書類はそれなりに保存が必要です。レセプトは電子化が進みつつあります(診療所ではパソコンで領収書を発行しているところが多いので電子データで提出は考えられると思います。) 「申請書類、工事図面と記録写真等」これらは電子申請進行中だと思います。ただ強制はできないためscanner読み取りで保存するか(立法で可能になるか)併存が当分続きそうですね。突破口の名案は他官庁から出ないのでしょうか。

投稿: とだ-k | 2013/07/01 20:21

電子化ですぐに解決とは行かず、保存文書に付随する文書の取り扱いなど、その他、業務文書の整理を全体的に見直すことが必要になると思います。

投稿: 神谷明彦 | 2013/07/08 13:14

2013/7/7午後4時00分~テレビ東京WBS激論スペシャル_日本再生」の中で広島県呉市でレセプトの電子化を実施している紹介がありました。また、呉市では薬についてもジェネリックであれば○○円の差があります。というコメントを医療費履歴に同封して薬代を下げている紹介もありました。--さきほど録画してあった番組を見終わりました。

投稿: とだ-k | 2013/07/10 16:49

ご紹介ありがとうございます。
面白そうな取り組みです。
厚労省も推奨しているようです。
http://www.mhlw.go.jp/bunya/iryou/kouhatu-iyaku/dl/03_10.pdf#search='%E5%91%89%E5%B8%82%E3%81%A7%E3%83%AC%E3%82%BB%E3%83%97%E3%83%88%E3%81%AE%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%8C%96'

投稿: 神谷明彦 | 2013/07/12 20:38

記事の紹介です----------------------
書類山積みに決別 総務省のオフィス整理大作戦
2015/12/14 6:30 日本経済新聞 電子版
日経情報ストラテジー2015年11月号の記事を再構成
http://www.nikkei.com/article/DGXMZO94976800Q5A211C1000000/
 中央省庁などではありふれた光景だったが、あるきっかけで変わる。それは2014年半ば、松本文明大臣政務官(当時)によるオフィス改革の指示だった。そのモデル部署として、情報システム企画課が選ばれた。
 背景には、紙文書中心の仕事の非効率さがあった。会議や打ち合わせには、紙の資料を準備してから臨むのが当時は普通。----略------
そこでワークスタイル変革で先行する外資系のITベンダーのオフィスを見学。実現性を探ることにした。----略-----
加藤課長補佐は「紙文書の廃棄や電子化は大変だったが、今は紙文書の保管や整理といった作業に時間を割かずに済むようになった」とメリットを語る。
 また、複数の職員がテーブルに集まって仕事を進めるスタイルに変わったことで、コミュニケーションが取りやすくなったという。

投稿: とだ-k | 2015/12/15 22:32

毎年、電算・情報管理に関わる支出は、セキュリティー対応も含めて、減るどころか増えています。一方、それに伴って紙が減っているかというと、必ずしもそうではありません。事務スペースが足りない、文書の倉庫の増設が必要だといった問題も引きずったままです。整理をするにもスペースが必要という話しも出てきます。本当に思い切った断捨離をしない限り、現状は変わらないと思います。おっしゃる通り、これは大きな課題です。

投稿: 神谷明彦 | 2016/01/01 08:33

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